旅游团退团的具体流程和费用扣除情况如下：

提前通知退团

旅游开始前第5日以前：支付全部旅游费用扣除乙方已支出的必要费用后余额的10%。

旅游开始前第5日至第3日：支付全部旅游费用扣除乙方已支出的必要费用后余额的20%。

旅游开始前第3日至第1日：支付全部旅游费用扣除乙方已支出的必要费用后余额的30%。

未出行情况

如果旅游团尚未开始行程，游客有权向旅行社提出退团申请。在此情况下，旅行社通常会根据合同约定，在扣除一定费用后，将剩余的团费退还给游客。

已出行情况

一旦旅游团已经开始行程，由于已经产生了实际的费用支出，通常情况下将不再退还团费。

退团流程

提交退团申请：游客需向旅行社提交书面退团申请，并提供相应的证明材料，如身份证、旅游合同等。

等待旅行社审核：旅行社收到退团申请后，会按照合同规定进行审核。

办理退款手续：审核通过后，旅行社将通知游客办理退款手续。退款金额将在规定的时间内退回到游客提供的银行账户。

特殊情况

如果因不可抗力因素导致游客无法出行，例如突发自然灾害、政府行为致使交通中断等，根据相关法律规定，游客有权要求旅行社退还未实际发生的费用。

如果是游客自身的主观原因，如个人事务安排冲突、临时改变心意不想去了等，旅行社则会按照合同约定的退改政策处理。

合同条款

旅游合同是解决退费问题的关键依据。在报名参团时签订的旅游合同中，通常会明确规定关于游客退团以及费用退还的相关条款。

建议：

及时沟通：一旦确定无法参加旅游团，应第一时间与旅行社取得联系，告知具体情况，并查看合同条款，了解自己在这种情况下可能面临的费用扣除情况以及旅行社的责任义务。

协商解决：基于对合同条款的理解，与旅行社进行友好协商，争取旅行社的理解，尽量减少费用扣除。

保留凭证：在申请退团时，保留好所有相关凭证，并确保与旅行社的沟通记录清晰可查，以便在需要时提供证据。